CESTE 2027: web stranica i sustav za vođenje međunarodne cestovne konferencije

CESTE je međunarodna cestovna konferencija s više od pola stoljeća tradicije. Na njoj se okupljaju znanstvenici, projektanti, izvođači, upravitelji cesta i predstavnici ministarstava iz Hrvatske i inozemstva. Pedeset i prvo izdanje održava se u ožujku 2027. u Pical Resortu u Poreču, a organizira ga zagrebačka Plenoria. Stari web bio je WordPress koji je samo prikazivao informacije. Prijave, predračune, radove autora, sponzore i popis ljudi na ulazu tim je vodio ručno, kroz mailove i tablice. Za Plenoriju sam dizajnirao i izradio novu stranicu dostojnu ozbiljnog međunarodnog događaja, a iza nje sustav koji taj posao radi umjesto ljudi.

Vizualni jezik stranice gradi se na tamnoj podlozi i jednoj narančastoj boji. Fotografije hotela, Poreča i prošlih konferencija prolaze kroz isti narančasti duotone, pa i slike iz različitih godina i izvora djeluju kao jedna serija. Naslovnica radi kao plakat: veliki natpis konferencije, datum i mjesto, a odmah ispod njih odbrojavanje do otvorenja. Tipografija je glasna u naslovima i mirna u tekstu. Sadržaj se otkriva dok se stranica lista, dovoljno da stranica živi, a ne toliko da ometa čitanje.

Posjetitelj na stranici nađe sve što mu treba prije puta u Poreč. Teme konferencije imaju vlastite ilustracije, a počasni govornici kartice s biografijama. Tu su pokroviteljstva ministarstava i fakulteta, program po danima, smještaj i organizacijski tim. Foto-arhiva vodi kroz prošla izdanja godinu po godinu. Na stranici Zbornici su zbornici radova ranijih konferencija, a svaki se otvara klikom na naslovnicu. Stare adrese sa starog weba preusmjerene su na nove stranice, pa se ništa od onoga što su tražilice godinama pamtile nije izgubilo.

Stranica je složena posebno za mobitel. Izbornik se otvara preko cijelog zaslona, tablice kotizacija i sponzorskih paketa na uskom se ekranu slažu u kartice, a obrazac za prijavu ugodno se ispunjava palcem. Sve postoji na hrvatskom i engleskom na istim adresama, a jezik se mijenja jednim klikom bez ponovnog učitavanja stranice.

Pravi posao počinje kad se netko prijavi. Sudionik odabere vrstu kotizacije i broj osoba, a iznos se računa dok bira. Kad pošalje prijavu, sustav izda predračun s rednim brojem i pošalje ga mailom. PDV se obračunava prema državi tvrtke, pa tvrtka iz druge države Europske unije dobije predračun s prijenosom porezne obveze. Na predračunu su dva QR koda za plaćanje, jedan za hrvatske banke i jedan za europske, pa se uplata napravi skeniranjem umjesto prepisivanjem IBAN-a. Kad organizator u administraciji označi da je novac stigao, svaki sudionik dobije svoju ulaznicu s osobnim QR kodom. Osoba koja je prijavila cijelu grupu dobije sve ulaznice odjednom, da ih može podijeliti kolegama.

Cijene se mijenjaju same. Kotizacija ima razdoblja poput posebne ponude, rane prijave i redovne cijene, a stranica primjenjuje onu koja vrijedi taj dan. Posebna ponuda FIRST 50 nije ograničena samo datumom nego i brojem mjesta. Sustav broji prodane kotizacije, vraća mjesto kad se prijava otkaže i sam ugasi ponudu kad se mjesta popune ili istekne rok. Traka s ponudom na naslovnici također se sama pojavi i sama nestane, bez da ju itko mora paliti ili gasiti.

Za Andreju Feistritzer i njezin tim administracija je radni stol konferencije. Na početnom ekranu vide stanje prijava i uplata. Popis prijava ima filtre, pretragu, izvoz u Excel i podsjetnik za plaćanje na jedan klik. U detalju prijave uređuju se podaci tvrtke i sudionika, a predračun se može ponovno preuzeti u točno onom obliku u kojem ga je kupac dobio. Iznosi na izdanom predračunu su zamrznuti, pa kasnija promjena cijene ne mijenja dokument koji je već poslan.

Dva toka koja su se prije vodila mailom sada idu kroz stranicu. Autori prijavljuju sažetak rada preko obrasca, a organizator ga u administraciji prihvaća ili odbija jednim klikom. Autor tada automatski dobije odgovarajući mail i, ako je rad prihvaćen, poveznicu za predaju cijelog rada i prezentacije. U popisu se odmah vidi što je stiglo, a sve za zbornik preuzima se jednim gumbom. Sponzorima stranica prikazuje usporedbu paketa, a detaljni prospekt dobiva tko ga zatraži. Taj se kontakt sam upisuje u Mailchimp s odgovarajućom oznakom, spreman za sljedeću kampanju.

Svaki automatski mail, od potvrde prijave i podsjetnika za plaćanje do ulaznice i odluke o radu, ima predložak na oba jezika koji organizator uređuje sam. Ime sudionika, kod prijave ili iznos u predložak se ubacuju kao oznake, a ne kao tehnički kodovi koje bi netko mogao slučajno obrisati. Prije nego što predložak krene prema sudionicima, organizator ga može poslati sebi na probu.

Sadržaj stranice uređuje se na samoj stranici. Organizator ne mora znati u kojem kutu administracije stoji neka rečenica. Otvori stranicu u načinu uređivanja, klikne na tekst i piše, na hrvatskom ili engleskom. Može podebljati riječ, obojati je narančasto ili povećati naslov. Preko fotografije je zamijeni novom, a klikom na govornika otvori njegov obrazac bez napuštanja stranice. Za one koji radije rade kroz popise, administracija ima zasebne ekrane za tekstove, slike, govornike, sponzore, galerije, odbore, tablice kotizacija i sponzorskih paketa, smještaj i pop-up obavijesti. Pop-up obavijesti čuvaju se u arhivi, pa se iduće godine vraćaju jednim klikom umjesto da se pišu iznova.

Nijedna izmjena ne ide ravno pred posjetitelje. Sve što organizator promijeni prvo je nacrt. Može ga pogledati na skrivenoj adresi, objaviti kad je zadovoljan i vratiti bilo koju raniju verziju stranice jednim klikom. Klijent tako može slobodno uređivati bez straha da će nešto pokvariti.

Priča se zatvara na ulazu u dvoranu. Osoblje otvori check-in aplikaciju na mobitelu, spoji je s ključem za svoj ulaz i skenira QR kod s ulaznice. Zeleni ekran znači da je sudionik upisan. Žuti znači da je ulaznica već iskorištena, uz vrijeme kad je to bilo. U popisu se vidi tko je stigao, a tko još nedostaje, a svaki ulaz ima svoj ključ koji se u administraciji može ugasiti.

Dio posla ne vidi se ni na jednoj slici. Stranica je preseljena sa starog WordPressa bez gubitka posjeta iz tražilica. Administracija i obrasci zaštićeni su od uobičajenih napada, baza i prenesene datoteke svaki tjedan se kopiraju na drugi server, a posjete se mjere bez kolačića, pa stranica nema cookie banner. Uz sustav sam napisao i priručnik za administraciju. Kroz projekt sam vodio cijeli ciklus: dizajn, izradu stranice i administracije, dokumente i mailove, selidbu na novi hosting i primopredaju klijentu. Plenoria sada konferenciju vodi s jednog mjesta, a web radi posao za koji su prije trebali mailovi, tablice i puno ručnog prepisivanja.

Tehnologije: Stranica je ručno pisani HTML, CSS i JavaScript bez frameworka, s tipografijom Archivo i dvojezičnim prikazom koji jezik mijenja bez ponovnog učitavanja. Administracija i API rade na PHP-u 8 i MySQL-u. Predračuni i ulaznice generiraju se u PDF-u kroz Dompdf, s QR kodovima za plaćanje po hrvatskom HUB3 i europskom EPC standardu. Mailovi se šalju kroz vlastiti SMTP klijent s privicima i predlošcima uređivanima u rich-text editoru. Tu su i povezivanje s Mailchimp API-jem, check-in aplikacija kao web aplikacija sa skenerom QR kodova, analitika Umami bez kolačića i tjedni automatski backup.

Imena osoba i tvrtki na slikama administracije, predračuna, ulaznice, mailova i check-in aplikacije su izmišljena i služe samo za prikaz.